Veel organisaties blijken minder goed te functioneren als gehoopt en bedacht. Sommige organisaties staan 'ver onder water'. In de kern zijn ze 'verwaarloosd' en daardoor ' weinig gevoelig' voor 'normale' interventies.
Tot deze conclusie kwam organisatie adviseur Joost Kampen bij het GVB ( casus der casussen). Hij schreef er een zeer inzichtelijk boek over. Absolute aanrader.
De wereld kent ontelbaar veel verwaarloosde bedrijven, zegt
Joost Kampen. Wat eraan te doen? Dit zijn de 19 signalen.
De vergadering van het managementteam staat op de agenda. De voorzitter is er
niet, dus jij begint maar vast. Na 20 minuten komt hij rustig binnenkuieren,
zonder zich te verexcuseren. Er staan 18 punten op de agenda; waarvoor 1 uur is
uitgetrokken. Dat ga je niet redden. Medewerkers kijken doorlopend op hun
mobiele telefoons, handelen mails af, sturen sms’jes. Af en toe wordt een flauwe
grap gemaakt. Er moet een belangrijk besluit genomen worden. Er wordt heen en
weer gepraat, maar uiteindelijk blijft onduidelijk wat nou precies besloten is.
Je krijgt de indruk dat twee medewerkers ruzie hebben – niemand zegt er iets
van. En ’s avonds vraag je je af hoe het toch komt dat je zo uitgeput bent.
Leeggezogen.
Cynisme
Wat is hier aan de hand? Typisch voorbeeld van een ‘
verwaarloosde organisatie’, zegt organisatieadviseur Joost
Kampen, die het fenomeen een naam gaf en erop promoveerde (zie zijn 19 signalen
van verwaarlozing onder dit artikel). Elke organisatie is in ontwikkeling, zegt
Kampen, net als een kind in ontwikkeling is. Managers zijn er om die
ontwikkeling te begeleiden. En doen ze dat niet goed, dan vertonen hun
medewerkers na verloop van tijd hetzelfde gedrag als dat van verwaarloosde
kinderen. Ze worden cynisch, onverschillig, oneerlijk, onverantwoordelijk, keren
zich innerlijk af van de zaak. Ze beginnen te roddelen, verliezen respect voor
de leiding. En ze worden bang voor verandering, kunnen nieuwe eisen niet
aan.
Giftige geruchten
Komt er een nieuwe manager, dan gaan de medewerkers zich verzetten, soms
openlijk, maar vaker nog verhuld. Ze boycotten en saboteren alle pogingen de
boel weer op de rails te krijgen. Ze klagen over het nieuwe bewind, spelen het
op de man, verspreiden giftige geruchten. Ze gaan in ‘overlevingsstand’: alles
moet bij het oude blijven, want elke verandering bedreigt hun cocon. Het is een
sfeer die tot in de haarvaten van de bedrijfscultuur gaat zitten. Ook nieuw
personeel dat integer en vol goede moed instapt, wordt al snel ermee besmet.
Overleven
Hoe langer de verwaarlozing duurt, hoe ernstiger de symptomen. Net zoals
verwaarloosde kinderen leren te overleven in het liefdeloze klimaat van thuis,
zo leert ook personeel in een verwaarloosde organisatie te overleven.
Verwennen
De oorzaak van het probleem is meestal – net als bij ouders en verwaarloosde
kinderen – een gebrek aan tijd en aandacht. Kampen: ‘Als je letterlijk geen tijd
hebt voor je medewerkers, raak je het contact kwijt. Word je voortdurend
weggezogen van het primaire proces? Ben je steeds met andere dingen bezig,
fysiek niet op de werkplek aanwezig?’ Verwaarlozing ligt op de loer. Als ouders
hun afwezigheid – uit schuldgevoel – compenseren met enorme cadeaus en
toegeeflijkheid, noemen we het ‘verwennende verwaarlozing.’ Ook dat komt in
bedrijven voor. Sommige managers bieden geen structuur. Ze zien
grensoverschrijdend gedrag door de vingers. ‘Verwennend verwaarlozen is altijd
maar ja zeggen, toegeeflijk zijn’, zegt Kampen. ‘Beloningen staan niet meer in
verhouding tot prestaties. Of er zitten perverse prikkels in, zoals bij veel
publieke organisaties die met marktwerking te maken krijgen.’
Zelfsturende teams
Ook ‘zelfsturende teams’ vindt Kampen vaak een vorm van verwaarlozing. ‘Een
team dat veel zelfstandigheid aankan, is het eindstadium van een ontwikkelpad.
Daarmee kun je niet beginnen! Dan wordt het oorlog, gaat het recht van de
sterkste heersen en krijgt iemand die wil groeien geen kans. Pas als mensen
elkaar ook op emotioneel gebied kunnen aanspreken, is er die rijpheid.’
Aanspreekbaar
Wat te doen als je een verwaarloosde organisatie aantreft? Ook daar werpt de
vergelijking met opvoeding licht op de zaak. Als pleegouders een verwaarloosd
kind in huis krijgen, moet er eerst een basis gelegd worden, een relatie. Dat is
in een organisatie niet anders. Dat bereik je door aanspreekbaar te zijn, door
de confrontatie aan te gaan, binnen een voorspelbare structuur. En ten tweede
moet je niet te snel te veel verwachten; je doelen – op prestatieniveau –
aanvankelijk laag stellen. Kampen: ‘Je moet een paar stappen terug doen en het
daar herstellen waar het is misgegaan. Bijvoorbeeld: er zijn al drie jaar geen
functioneringsgesprekken meer gevoerd. Dan gaan we daar weer eens mee beginnen!
Of: het werkoverleg wordt regelmatig afgeblazen. Doen we niet meer! We maken het
misschien een uurtje korter, maar wekelijks hebben we werkoverleg, zodat mensen
hun vragen kwijt kunnen. Kennis bijhouden? Dat is misschien een hele tijd in het
slop geraakt, maar begin er weer mee. Dat is herstel.’
Niet marchanderen
Het kan 1 of 2 jaar duren, weet hij uit ervaring, voor het herstel vruchten
begint af te werpen. Maar dan komt het ook resoluut. ‘Pas als mensen in de gaten
krijgen dat ze niet meer ermee wegkomen, gaat de verwaarlozing langzamerhand
over. Het is een kwestie van volhouden, ondanks allerlei heftige reacties. Niet
marchanderen. Niet denken: het is ook wel zielig. Normaal, acceptabel gedrag
verwachten. Maar ga ze niet meteen opjagen met prestatiedruk.’
Differentiëren
En er is nog een ander begrip uit de opvoeding dat helpt, vertelt Kampen:
differentiëren. ‘Ik heb drie kinderen en elk kind is anders’, zegt hij. ‘Wat het
ene kind nodig heeft, heeft het andere niet nodig. Dat is in organisaties ook
zo. Als je als teammanager met twee mensen een afspraak maakt, weet je misschien
dat de ene medewerker dit lastiger vindt dan de ander, omdat hij nogal twijfelt
aan zichzelf. Dan ga je bij die eerste even langs in de ochtend: is er nog iets
wat je wilt weten? Dat hoef je bij die ander niet te doen. Dat is differentiëren
en dat gebeurt heel weinig.’
Veel werk
Geen wonder: om al je medewerkers te leren kennen, moet je hun gedrag
observeren en dat ook nog eens voor jezelf benoemen. Dat is veel werk. Maar
juist dat is het werk van een leidinggevende, stelt Kampen. ‘Je moet je
verdiepen in mensen. Niet in hun privébesognes, alsjeblieft niet. Maar wel hun
gedrag in het werk: hoe gaan ze ermee om, wat vinden ze moeilijk, wat niet? Daar
gaat het om.’
Vertrouwen
Voor zijn proefschrift heeft Kampen de terugkeer van het vertrouwen gemeten.
‘Eerst komt het vertrouwen in de direct leidinggevende terug, dan het vertrouwen
in het hogere management, en pas in derde instantie in de organisatie als
geheel. Als er tenminste niet intussen een wisseling aan de top is geweest en de
top roept weer van alles en de medewerkers gaan weer achterover zitten, zo van
okééé… Dan is het vertrouwen zo weer weg.’
De 19 signalen van verwaarlozing:
• Veel wisselingen in directie en hoger management.
• Weinig rolvastheid:
iedereen bemoeit zich met alles.
• De omgeving is onverzorgd.
•
Investeringsbeslissingen worden uitgesteld.
• Huishoudelijke processen,
zoals de reservering van een vergaderruimte, ‘rammelen’ en zijn niet op orde te
krijgen.
• Plannen ‘sterven op de drempel’: iedereen weet dat en vertrouwt
er ook op.
• Er is veel ruis en gedoe rond benoemingen.
• Mopperen is
algemeen en verwijst eerder naar onvermogen dan naar een negatieve houding.
• Kleine gebeurtenissen worden snel grote verhalen.
• Managers zijn vaak
zoek als je ze nodig hebt.
• Bij maatregelen wordt van de worst case
uitgegaan.
• Straffen gebeurt meestal niet direct, maar indirect.
• Er
hangt op (sommige) afdelingen een moedeloze sfeer.
• Van bovenaf wordt
regelmatig ingegrepen, op een onverwacht moment.
• Het is altijd onrustig,
niet te verklaren uit bijzondere omstandigheden.
• Er zijn veel ‘eigen
winkeltjes’, waar niemand het fijne van weet.
• Officiële
personeelsbijeenkomsten worden door de meeste personeelsleden gemeden.
• Met
werk- en rusttijden wordt soepel omgegaan en het management handhaaft ook
soepel.
• Werk en privé lopen in elkaar over: relaties op het werk komen
veel voor.
Aardige samenvatting:
http://www.turner.nl/wp-content/uploads/Boeksamenvattingen/PDF/Boeksamenvatting_Verwaarloosde%20organisaties.pdf
en:
het is erger dan je denkt - ppt - vanderBunt adviseurs
http://www.ooa.nl/download/?id=17835944